Autor: Łukasz WojciechowskiWiadomości e-mail do wielu odbiorców to świetny sposób na błyskawiczne rozpowszechnianie ważnej informacji lub reklamy. Zdarzają się jednak kompromitujące wpadki, a ich częstotliwość jest zaskakująca jeśli weźmiemy pod uwagę to, że obcowanie z pocztą e-mail nie jest skomplikowane. Tradycyjnie wystarczy trzymać się kilku podstawowych reguł. Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła pierwsza Na wpisanie adresu e-mail mamy zawsze 3 pola: Do: DW: UDW: Skrót DW oznacza „Do Wiadomości”. Skrót UDW oznacza „Ukryte Do Wiadomości”. Niektórzy dostawcy poczty lub programy do poczty stosują angielskie nazewnictwo. DW to CC (Carbon Copy), a UDW to BCC (Blind Carbon Copy). Uwaga! Zdarza się, że pola DW lub UDW są ukryte i trzeba kliknąć przycisk rozwijający w okolicach podstawowego pola adresu „Do:„. Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła druga Jeżeli chcemy wysłać wiadomość do jednej osoby lub do kilku osób traktując je równorzędnie i nie przeszkadza nam, że każdy będzie widział adresy pozostałych odbiorców, to adres lub adresy wpisujemy w pole „Do:„. Wówczas wygląda to tak: Do: lukasz@ maciek@ mateusz@ DW: UDW: Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła trzecia Jeżeli chcemy wysłać wiadomość i podzielić adresatów na głównych i podrzędnych, ale w dalszym ciągu wszyscy będą widzieć adresy pozostałych odbiorców, to używamy opcji „DW” (Do Wiadomości). Wówczas wygląda to tak: Do: lukasz@ kasia@ DW: maciek@ mateusz@ UDW: W takiej sytuacji głównymi odbiorcami są Łukasz i Kasia, a Maciek i Mateusz to odbiorcy podrzędni. Warto pamiętać, że podrzędni nie oznaczają w tym przypadku mniej ważnych. Jeśli już, to nawet ważniejszych. Np. Łukasz i Kasia to pracownicy w dużej firmie odpowiedzialni za realizację projektu, a Maciek i Mateusz to kadra kierownicza, która może śledzić postęp prac. Czasami kadra kierownicza niższego szczebla wysyłając zadanie dla pracowników wpisuje w pole „DW” adres prezesa/dyrektora naczelnego i w ten sposób daje do zrozumienia, że „szef to widzi, więc warto się postarać”. Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła czwarta Jeżeli chcemy wysłać wiadomość do adresatów widocznych i „tajnych” adresatów, którzy dostaną wiadomość ale nikt nie będzie o tym wiedział, to stosujemy opcję „UDW” (Ukryte Do Wiadomości). Wówczas wygląda to tak: Do: lukasz@ kasia@ DW: maciek@ mateusz@ UDW: bartek@ O tym, że Bartek otrzyma tę wiadomość wie tylko jej nadawca i oczywiście Bartek. Pozostali nie widzą tego w swojej wiadomości. Wiadomości e-mail do wielu odbiorców – reguła piąta Jeżeli chcemy rozesłać wiadomość do wielu osób, które mają nie widzieć swoich adresów, to najlepiej w polu „Do:” wpisać swój własny adres, pole „DW” zostawić puste, a w polu „UDW” wpisać adresy wszystkich odbiorców. Przy okazji będziemy mogli zobaczyć, jak wygląda ta wiadomość z punktu widzenia odbiorcy, bo przecież po wpisaniu naszego adresu przyjdzie także na naszą skrzynkę. Jeżeli Kasia chce wysłać wiadomości do wielu użytkowników, którzy mają zobaczyć tylko i wyłącznie adres Kasi, to wygląda to tak: Do: kasia@ DW: UDW: bartek@ lukasz@ maciek@ mateusz@ Uniknięcie potencjalnej kompromitacji Dzięki stosowaniu tych zasad można uniknąć wielu kompromitujących sytuacji, ale też problemów. Jakich? Trzeba pamiętać, że adresy e-mail osób fizycznych to dane osobowe. Dlatego działaniem niezgodnym z RODO i podważającym powagę naszej firmy/instytucji jest wysyłanie np. internetowych kartek świątecznych do bazy naszych klientów ujawniając wszystkich adresatów. Takie przypadki zdarzają się niestety w firmach i instytucjach, które z założenia powinny gwarantować osobom zgłaszającym się do nich dyskrecję, np. specjalistyczne jednostki medyczne. Niewłaściwe wysyłanie wiadomości e-mail (z ujawnieniem wszystkich adresatów) było w 2018 r. najczęściej zgłaszanym naruszeniem do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Znalazłeś tu przydatne informacje? Zobacz inne artykuły na
Ogólny interfejs webmail RoundCube. Po zalogowaniu się do konta e-mail masz dostęp do głównego okna Roundcube, które składa się z 3 stref: Lewa kolumna: drzewo konta e-mail, składające się z folderów i podfolderów. Głównym folderem jest Odebrane. Okno wyższe: listę e-maili zawartych w wybranym katalogu w kolumnie z lewej strony.Wszyscy tam byliśmy: Wysłałeś e-mail; potrzebujesz odpowiedzi, ale nadal jej nie otrzymałeś, a teraz jesteś coraz bardziej wstrzymywany przez brak komunikacji. Może już zadzwoniłeś lub wysłałeś jeden follow-up, ale potrzebujesz jasnej odpowiedzi. Jak grzecznie przypomnieć komuś, że potrzebujesz odpowiedzi? Oto kilka wskazówek. Bądź krótki i słodki. Krótkie maile są łatwe do przeczytania i zazwyczaj otrzymują odpowiedź. Jak szybki tekst lub notatka od przyjaciela, maile te mogą być potoczne, skuteczne i nienachalne. Powyżej, firma odzieżowa Everlane ogranicza się do dwóch zdań. Jednocześnie, email zawiera ważne dane, takie jak wartość 20$ oraz jasny termin 11 grudnia o 23:59 ET, w którym można odebrać nagrodę. Daj odpowiednią ilość kontekstu. Upewnij się, że odbiorca wie o czym mówisz, przesyłając dalej oryginalnego emaila lub ponownie wspominając o swojej prośbie. Jeśli jeszcze się nie odezwał, być może zapomniał, czego potrzebujesz. Użycie subtelnych różnic w formatowaniu tekstu – takich jak zmiana koloru w powyższym przykładzie – może pomóc szybko odróżnić pierwszą i drugą wiadomość uzupełniającą. Kiedy Twój odbiorca tonie w powodzi e-maili, uczynienie wiadomości tak jasną, jak to tylko możliwe, przejdzie długą drogę w kierunku uzyskania odpowiedzi. Nie zakładaj, że o Tobie zapomnieli. Sugerując, że mogłeś przegapić ich odpowiedź, nie zakładaj, że o Tobie zapomnieli. „ To podtrzymuje wątek, sprawia, że staje się on bardziej podobny do rozmowy, a kontynuacje stają się serią bezładnych notatek, które szybko stają się irytujące. Badania pokazują, że osobisty kontakt jest ważniejszy niż kiedykolwiek, aby zdobyć klientów. Przy rosnącej konkurencji w zdobywaniu i utrzymywaniu użytkowników Twojego produktu lub usługi, małe poprawki mogą zrobić ogromną różnicę. Przypomnij im o terminie (jeśli taki istnieje). Oprócz tego, że jest to cenna informacja, termin płatności dodaje subtelne poczucie pilności do wiadomości e-mail – co skłoniło ludzi do działania. Nie musisz podkreślać terminu lub robić go dużym i pogrubionym, aby wpłynąć na małe poczucie FOMO (fear of missing out). Ważne jest, aby zachować równowagę pomiędzy skutecznym przypomnieniem, a byciem nachalnym lub zmuszaniem czytelników do podjęcia działania – co zazwyczaj nie działa. Wplecenie go w tekst, tak jak to robi MailChimp (powyżej), sprawia, że jest on swobodny, a jednocześnie pomocny. Nie zapomnij, aby termin mieścił się w strefie czasowej odbiorcy. Użyj przykuwających uwagę obrazów. Dodanie strategicznych obrazów pomaga przykuć uwagę odbiorców ponad zwykły tekst. Zrobić trochę badań wśród odbiorców może przejść długą drogę w kierunku wyboru lub stworzenia obrazów, które naprawdę rezonują z Twoimi czytelnikami i sprawią, że będą oni zadowoleni z Twojej wiadomości. Nie musi to być kosztowny czy czasochłonny projekt. Istnieje wiele darmowych lub niedrogich narzędzi dla marketerów, z którymi możesz eksperymentować, takich jak VSCO czy Google Nik Collection, aby dodać profesjonalny akcent. Daj swoim czytelnikom coś nieoczekiwanego. Osoby, które otwierają e-maile marketingowe spodziewają się jakiejś nagrody lub okazji od samej firmy. Lyft odwraca tę zasadę, przypominając ludziom o konieczności zarejestrowania się do głosowania! Mimo że nie jest to tradycyjny e-mail przypominający, nadal jest to świetna taktyka marketingowa dla Lyft. Podkreśla zaangażowanie firmy w służbę publiczną w czasie, gdy jej konkurenci oszukują władze i denerwują klientów. Spontaniczne przypomnienia, takie jak to, mogą być podwójnie zabawne i kreatywne jako forma PR. Zorientowanie się, jakie kwestie interesują Twoich czytelników i włączenie się do rozmowy, może stworzyć głębszą więź z nimi, prowadząc do wartościowych relacji z czasem. Keep It Simple Na koniec dnia, jeśli chcesz po prostu uzyskać odpowiedź, przesłanie oryginalnego e-maila z „delikatnym przypomnieniem” często wystarczy. Ale jeśli masz trochę dodatkowego czasu na kreatywność, małe dodatki przejdą długą drogę. Dodatkowo, powtarzanie tej samej taktyki może stać się nudne. Przetestuj powyższe strategie, aby je wymieszać. Jeśli masz więcej wskazówek, proszę zostaw je w sekcji komentarzy poniżej. Jaka jest Twoja metoda? Chcesz ulepszyć swoje e-maile z przypomnieniami? Powierzchnie FollowUp zawierają ważne informacje o osobach, do których wysyłasz e-maile – prosto w Twojej skrzynce odbiorczej. Prowadź notatki i profile, aby szczegóły dotyczące każdego kontaktu były zawsze pod ręką. Jeśli martwisz się, że nie nadążysz, dodaj jednym kliknięciem przypomnienia o kolejnych krokach, aby nigdy o nich nie zapomnieć. Odkryj funkcje FollowUp i już nigdy nie przegapisz żadnej wiadomości. About Latest Posts Najnowsze posty według FollowUp (zobacz wszystkie) CRM Integrations: Sometimes Less Is More – 18 marca 2021 r. Becoming an Account Executive in 5 Totally-Doable Steps – 29 stycznia 2021 r. 3 Bad Sales Techniques You Should Give Up Right Now – 28 grudnia 2020 r.W takim przypadku musimy liczyć się z obowiązkiem odpowiedzi na pismo. Najczęściej sąd daje nam na to 14 dni. Odpowiedź na pozew jest skomplikowanym procesem, który ma decydującą rolę w odbywającym się procesie. W treści takiego pisma musimy zawrzeć wszelkie zarzuty, dowody oraz informacje o tym, jakie zarzuty sądu kwestionujemy.
E-mail biznesowy to nic innego jak elektroniczna wersja tradycyjnego listu, który rządzi się swoimi prawami. Korespondencja mailowa ma nieco mniej formalne znaczenie, niż oficjalny list pisany, jednakże występują pewne podobieństwa co do języka, którym powinniśmy się posługiwać oraz formy, jakiej powinniśmy się trzymać. Pisanie maili po angielsku wiąże się z konkretnymi zasadami, które przedstawiamy poniżej. E-mail formalny a nieformalny – różnice E-mail z angielskiego, który wysyłamy na co dzień może różnić się stopniem sformalizowania w zależności od kontekstu oraz odbiorcy. Maile po angielsku, które wymagają od nas formalnego rejestru to najczęściej mail z prośbą o informację, mail reklamacyjny, mail do pracodawcy po angielsku, wiadomości będące jednocześnie podaniem o pracę jak również wszelkie wiadomości związane z ustaleniami biznesowymi, współpracą oraz wiadomości kierowane do instytucji publicznych. Jeśli odbiorcą wiadomości jest nasz kolega lub koleżanka albo osoba, z którą mamy bliższe relacje wówczas możemy zdecydować się na mniej formalny charakter korespondencji. E-maile, które piszemy na co dzień są raczej nieformalne. Te formalne zdarzają się znacznie rzadziej. W codziennych wiadomościach e-mail możesz popełnić kilka błędów. Jednak w kontekście biznesowym gramatyka, pisownia i interpunkcja powinny zawsze być poprawne. Błędy w gramatyce i pisowni świadczą o braku profesjonalizmu. W biznesie możesz używać neutralnego stylu. Może on pomóc w nawiązaniu bliższych relacji z klientami i współpracownikami. Twój język może być bardziej osobisty i nie musisz się zbytnio przejmować wyrażeniami formalnymi. Kiedy wszyscy są zajęci, krótkie i klarowne wiadomości doceniane są najbardziej. Jak napisać E-mail po angielsku – zwroty Oto tabela zwrotów formalnych oraz ich odpowiedników używanych na co dzień. Kiedy używasz neutralnego tonu, dobrze jest też użyć kilku formalnych fraz, aby nadać twojej wiadomości uprzejmy i przyjazny ton. Przykład emaila po angielsku – przydatne zwroty: CASUAL FORMAL Styl nieformalny Styl formalny What do you need? Please let us know your requirements. Czego potrzebujesz? Proszę dać znać jakie są Państwa wymagania. Sorry, I can’t make it. I am afraid that I will not be able to attend. Przepraszam, nie dam rady. Obawiam się, że nie będę mógł uczestniczyć. I’m sorry to tell you that… It is with regret that we advise you that… Przykro mi, że muszę Ci powiedzieć… Z przykrością musimy Państwa poinformować… I promise… I can assure you that… Przyrzekam Zapewniam Państwa, że… Could you…? I was wondering if you would be able to… Czy możesz…? Zastanawiam się, czy mogliby Państwo… You haven’t… We note that you have not… Nie zrobiłeś… Zawiadamiamy, że nie dopełnili Państwo… Don’t forget… I would like to remind you that… Nie zapomnij… Chciałbym przypomnieć Państwu, że… I need to… It is necessary for me to… Muszę… Jestem zmuszony… Should I…?: Would you like me to…? Czy zrobić…? Czy chcieliby Państwo, żebym zrobił…? But… However, … /Nevertheless, … ale.. Natomiast…/ Tym niemniej… Also… In addition… /Furthermore, … Też W dodatku / Ponadto… So… Therefore, …/Consequently, … więc… Zatem… / W konsekwencji… Could you please…? I would be grateful if you could… Czy możesz…? Byłbym wdzięczny gdyby mogli Państwo… Sorry for… Please accept our sincerest apologies for… Przepraszam za… Proszę przyjąć nasze najszczersze przeprosiny za… See you next week. I look forward to meeting you next week. Do zobaczenia w przyszłym tygodniu. Czekam z niecierpliwością na nasze spotkanie w przyszłym tygodniu. E-mail formalny po angielsku – co warto wiedzieć pisząć maila po angielsku? Jeśli nasz email po angielsku ma mieć charakter formalny warto przemyśleć strukturę oraz sposób w jaki chcemy wpłynąć na odbiorcę tak, by uzyskać to, czego oczekujemy. Istotne będą nie tylko odpowiednie zwroty grzecznościowe, ale również stosowne pozdrowienie: Jak zacząć emaila po angielsku – zwroty grzecznościowe Upewnij się by był on odpowiednio dobrany do stopnia zażyłości z odbiorcą. Użycie Dear razem z imieniem i nazwiskiem wydaje się najbezpieczniejszą opcją, jeśli zwracamy się do osoby, której nie znamy. Zastosowanie Dear Team sprawdzi się równie dobrze jeśli adresujemy swoją korespondencję do zespołu. Unikaj potocznego języka Formalna konwencja wiadomości nie pozostawia miejsca na umieszczenie w niej zwrotów charakterystycznych dla języka mówionego. Zadbaj o dobór słownictwa, by Twój angielski adresat miał pewność, że darzysz go szacunkiem. Pozdrowienie Pamiętaj by pożegnać się z adresatem, tak by chciał wrócić do Ciebie z odpowiedzią. W Post scriptum możesz zamieścić to, o czym zapomniałeś w głównej treści maila bądź zawrzeć dygresję, na którą nie było miejsca w wiadomości. E-mail formalny po angielsku – unikaj tych błędów Kontakt tekstowy obarczony jest ryzykiem popełniania wielu błędów. Nie chodzi tu tylko o strukturę tekstu, ale również o kontekst międzykulturowy czyli możliwość popełnienia faux pas wynikającego z niezrozumienia kultury Twojego odbiorcy. Błędne pozdrowienia i tytułowanie odbiorcy W zależności od osoby, do której piszesz, istnieją różne sposoby na rozpoczęcie wiadomości e-mail. Rozpocznij formalny e-mail od adresowania odbiorcy w sposób odpowiadający Waszym relacjom. W przypadku osób, których nie znasz lub nie znasz ich nazwiska, użyj ‘To Whom It May Concern’ (Do wszystkich zainteresowanych) lub ‘Dear sir/madam’. (Szanowny Panie / Szanowna Pani) W przypadku osób pełniących wyższe funkcje, których nazwisko znasz, nie zapomnij o podaniu tytułu, na przykład ‘Dear Mr. Johnson’ (Szanowny Panie Johnson), lub ‘Dear Ms. Smith’. (Szanowna Pani Smith). Brak informacji o załącznikach Częstym błędem jest brak informacji o załączonych dokumentach czy plikach. Jeśli poza tekstem, Twoja wiadomość będzie zawierać dodatkowe pliki, wyjaśnij w jaki sposób są one powiązane z treścią maila bądź kwestią, którą chcesz załatwić. Przykład emaila po angielsku – przydatne zwroty: Attached please find… / W załączeniu przesyłam… Please find enclosed… / W załączeniu znajdą Państwo… I am sending you the documents as an attachment. / Wysyłam dokumenty jako załącznik. Brak odpowiedzi lub zwlekanie z nią Jeśli nie masz czasu na odpowiedź, poinformuj o tym. Nikt nie lubi być pozostawiony bez informacji zwrotnej. Jeśli natomiast wiesz, że wrócisz do odpowiedzi w stosownym dla Ciebie czasie, pamiętaj by zrobić to w ciągu 24 godzin. Zbyt długie i skomplikowane e-maile Długie i skomplikowane e-maile zniechęcają odbiorców do ich dokładnego przeczytania, w efekcie czego wiele pytań często pozostaje bez odpowiedzi. Aby się przed tym ustrzec, upewnij się, że porządkujesz tekst we właściwy sposób, na przykład numerując punkty w bardziej złożonej wiadomości oraz rozpocznij od jasnego określenia, ile części jest w twojej wiadomości. Dobra praktyka wskazuje, aby tekst podzielony był na krótkie akapity, nie dłuższe niż 4 wiersze. Jeśli chcesz o coś poprosić, nie zapomnij użyć zwrotów grzecznościowych: “Could you…”(Czy mógłby Pan/Pani…), “Would you…” (Czy byłby Pan / byłaby Pani…). Oto kilka przykładów – zwroty – email angielski: Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać nam znać czy… Would you be so kind as to… Czy byliby Państwo tak uprzejmi… I would be (most) grateful if you could… Byłbym wdzięczny gdybyście Państwo… Could we possibly arrange a meeting? Czy moglibyśmy umówić się na spotkanie? Would it be possible for you to send me…? Czy mogliby Państwo wysłać nam…? Jak napisać temat wiadomości w e-mailu? Nigdy nie wysyłaj e-maili bez tematu! Temat powinien krótko sygnalizować to, o czym chcemy napisać. Poświęć trochę czasu na przemyślenie tematu – To pierwsza rzecz którą widzi odbiorca. Jeśli Twój temat jest zbyt długi lub mało precyzyjny, ryzykujesz, że Twój e-mail nigdy nie zostanie otwarty. Temat Twojego emaila powinien być prosty, krótki i trzymać się sedna. Powinny znaleźć się w nim tylko najważniejsze i przydatne informacje. W razie potrzeby użyj znaczników takich jak ‘Fwd’ (wiadomość przekazana), ‘Reply’ (odpowiedź), lub ‘Urgent’ (pilne) aby dodatkowo zawęzić temat. Informuje to czytelnika o charakterze wiadomości e-mail. Spójrz na przykłady: Fwd: Recruitment Report / (Wiadomość przekazana: Raport w sprawie rekrutacji) Urgent: Changes to Budget (March) / (Ważne: Zmiany w budżecie (Marzec)) Reply: List of New Partners / (Odpowiedź: Lista nowych partnerów) Jak napisać emaila po angielsku – najważniejsze zasady. E-mail formalny po angielsku – jak zacząć? Początek maila po angielsku: Wstęp powinien być rozwinięciem tematu i sygnalizować kwestię, którą chcemy rozwiązać bądź nawiązywać do wcześniejszej korespondencji, którą otrzymaliśmy. To pierwsza część maila, której celem jest wyjaśnienie odbiorcy dlaczego powinien wysłuchać nas do końca. Przydatne zwroty: I am writing to you with regard to… / Piszę do Pana/Pani w sprawie… I am writing in connection with…/ Piszę w związku z… With reference to our correspondence, I would like to… / Nawiązując do naszej korespondencji, chciałbym/chciałabym… I am writing to you on behalf of… / Piszę do Państwa w imieniu… I am writing to enquire about… / Piszę, aby zapytać o… I hope this email finds you well. / Mam nadzieję, że u Pani/ Pana wszystko w porządku. Jeśli odpowiadasz na czyjąś wiadomość, możesz napisać: With reference to your email… / Nawiązując do Pana/i e-maila… With regard to your email… / Nawiązując do Pana/i e-maila… Following our phone conversation… / W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej… Gdy przytaczasz imię osoby, która udostępniła Ci adres email odbiorcy, napisz: Your name was given to me by… / Otrzymałem Pana/i dane od… My colleague, Adam Smith, suggested that I write to you concerning… / Mój kolega Adam Smith zasugerował abym napisał do Pani w sprawie… Jak napisać rozwinięcie wiadomości Rozwinięcie jest główną częścią korespondencji, która zawiera więcej szczegółów sprawy wyjaśnionej we wstępie. Jeśli wiadomość to skarga, opisujemy jej przyczynę oraz problem z jakim się zmagamy. Gdy mamy do czynienia z ofertą, w rozwinięciu doprecyzujmy o korzyściach z niej płynących. Nawiązanie do poprzedniej wiadomości będzie od nas wymagać opisania postępu w danej kwestii bądź zawarcia pytań, które doprecyzowują szczegóły. Jeśli chcesz o czymś poinformować swojego klienta lub współpracownika, spróbuj użyć w emailu wyrażeń takich jak: We are interested in… / Jesteśmy zainteresowani… We are happy to inform… / Z radością informujemy… We regret to inform you that… / Z przykrością informujemy, że… Please be informed that… / Informujemy, iż… It might be interesting for you to know that… / Przydatną może się okazać informacja, że… In reply to your query… / W odpowiedzi na Państwa zapytanie… Jeśli piszesz wiadomość e-mail z przeprosinami, skorzystaj z któregoś z poniższych zwrotów: We would like to apologize for any inconvenience caused. / Chcielibyśmy przeprosić za powstałe niedogodności. Please accept our apologies for the delay. / Proszę przyjąć nasze przeprosiny za opóźnienie. I am writing to offer my sincerest apologies. / Piszę, aby wyrazić moje najszczersze przeprosiny. Please accept our sincerest apology. / Proszę przyjąć nasze najszczersze przeprosiny. It was not our intention to… / Nie było naszą intencją, żeby… We will make sure that this won’t happen again. / Upewnimy się, że taka sytuacja się nie powtórzy. Jeśli jest to wiadomość email z reklamacją, przydatne mogą być następujące frazy: I am writing to express my dissatisfaction with… / Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu… I regret to say that I’m not fully satisfied with… / Z przykrością stwierdzam, że nie jestem w pełni usatysfakcjonowany/a z… I would like to draw your attention to… / Chciałbym/Chciałabym zwrócić Państwa uwagę na… I’m writing to express my concern about the fact that… / Piszę, aby wyrazić swoje obawy na temat… I would be grateful if you could send me a full refund as soon as possible. / Będę wdzięczny/wdzięczna gdybyście mogli Państwo wysłać mi pełny zwrot kosztów tak szybko jak to tylko możliwe. I feel that you should consider an appropriate refund. / Uważam, że powinniście Państwo rozważyć odpowiedni zwrot kosztów. We look forward to dealing with this matter with no delay. / Oczekujemy, że zajmą się Państwo tą sprawą bezzwłocznie. Please note that the goods we ordered have not yet arrived. / Proszę zauważyć, że towar, który zamówiliśmy, jeszcze do nas nie dotarł. Jak zakończyć e-mail formalny po angielsku? Zakończenie powinno być podsumowaniem kwestii, które zawarliśmy w poprzedzających je paragrafach oraz treścią dotyczącą oczekiwań wobec odbiorcy. Powinno też odzwierciedlać charakter całej wiadomości. Jeśli zadajesz pytanie, zamknij słowami ‘I am looking forward to hearing from you soon’ (Z niecierpliwością oczekuję Państwa odpowiedzi.), a jeśli odpowiadasz na pytanie: ’I Hope I have sufficiently answered your query/doubts.’ (Mam nadzieję, że odpowiedziałem na Państwa zapytanie/wątpliwości w wystarczającym stopniu.) lub ‘I hope this answers your question.’ (Mam nadzieję, że to odpowiada na twoje pytanie.) Często będziesz też oczekiwał odpowiedzi lub działania w konkretnym czasie – nie zaszkodzi zatem dodać np.: ‘I would be grateful if you get back to me by ……….’ (Będę wdzięczny za odpowiedź do …. (+ data/dzień) lub ‘Please respond by EOD’ (Proszę o odpowiedź do końca dnia). Kilka przydatnych skrótów: EOD – End of the Day – do końca dnia EOB – End of Business – do końca dnia (to samo co EOD) EOW – End of the Week – do końca tygodnia Zawsze dobrze jest powiedzieć odbiorcy, że z chęcią odpowiesz na wszelkie pytania: Should you have any questions, do not hesitate to contact me. / Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę się ze mną skontaktować. Let me know if you need anything. / Proszę dać mi znać jeśli czegoś Państwo potrzebują. (mniej formalne) Please let me know if I can be of assistance. / Proszę dać mi znać czy mogę jakoś pomóc. Podpis w e-mailu formalnym w języku angielskim To ostatnie słowa Twojego e-maila, które mogą wywrzeć trwałe wrażenie na odbiorcy. Podpisz się prostym słowem lub frazą, które wyrażają szacunek. Bezpieczne wybory to: ‘Best regards’ (Pozdrawiam), ‘Warmly’ (Pozdrawiam ciepło), ‘Sincerely’ (Pozdrawiam serdecznie) lub ‘Kind regards’ (Z pozdrowieniami). Najbardziej formalne zwroty to: Yours faithfully (Z poważaniem – jeśli zacząłeś wiadomość e-mail od ‘To Whom It May Concern’ lub ‘Dear sir/madam’, ponieważ nie znasz nazwy odbiorcy) Yours sincerely (Z poważaniem – jeśli zacząłeś wiadomość e-mail od ‘Dear’ + tytuł + nazwisko) Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy, podaj swoje pełne imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (numer telefonu i / lub adres służbowy). Skróty w e-mailach formalnych Skróty nie są najlepszymi formami w oficjalnych e-mailach biznesowych. W praktyce często jednak spotykamy się z nimi w regularnej korespondencji biznesowej. Oto kilka z nich: ASAP (as soon as possible) – gdy tylko będziesz mógł/mogła FYI (for your information) – dla twojej informacji, tak żebyś wiedział BTW (by the way) – swoją drogą NP (no problem) – nie ma problemu Przykładowy e-mail formalny po angielsku Dear Sir/Madam, Thank you for the invitation to the meeting that takes place on May 10th. I am very pleased that I have been invited to that place. I have two questions regarding the meeting itself. Am I allowed to come with a colleague? Also, is there any chance to take advantage of the special membership card which can grant me a discount when buying products from the point of sales? Thank you in advance for all the information. I am thankful for the invitation as well as for any further details. I am looking forward to hearing from you, Yours faithfully, XYZ Podsumowanie – formalny email angielski Pisząc maile formalne zawsze pamiętaj o nadawcy oraz o tym, że nie będziesz mógł szybko dopowiedzieć tego, co masz na myśli, tak jak dzieje się to w przypadku tradycyjnej rozmowy. Bądź konkretny, ale jednocześnie perswazyjny. Koniecznie przeczytaj e-maila przed wysłaniem, by upewnić się, że nie zawiera on błędów. Pamiętaj o tym, że Twój adresat, może czasem błędnie zinterpretować Twoje oczekiwania, a wtedy najlepszą drogą by szybko je sprostować będzie kontakt telefoniczny.
W lewym dolnym rogu pytania kliknij Klucz odpowiedzi. Wskaż poprawne odpowiedzi. W prawym górnym rogu pytania wybierz jego wartość punktową. Aby dodać do odpowiedzi wyjaśnienie w formie pisemnej lub w postaci filmu z YouTube, kliknij Dodaj komentarz do odpowiedzi. Możesz kliknąć pytanie lub odpowiedź, aby rozpocząć edycję. 18 kwietnia 2014 Ile maili napisałeś w życiu? Setki, tysiące, dziesiątki tysięcy? Czyli wiesz, jak to robić, prawda? Głupie pytanie. A jak długo zwykle czekasz na odpowiedź? Powiem Ci na ucho, że ten czas oczekiwania zależy też od Ciebie i to Ty możesz go skrócić kilkoma prostymi sztuczkami. Netykieta (tak, jest coś takiego i nadal są tacy, którzy jej przestrzegają) mówi, że pocztę powinno się sprawdzać co najmniej raz dziennie. Dziś wydaje się to oczywiste – tym bardziej, że każdy posiadacz smartfona ma dostęp do maila właściwie non stop. Dlaczego więc niektórzy nie odpowiadają na maile od razu albo chociaż w ciągu 24 godzin? Era ślimaka Były takie czasy, kiedy mail to była rzadkość. Jak dziś fiat 126p na drodze albo uśmiechnięty mieszkaniec Sosnowca. Mało kto miał wtedy dostęp do internetu i adres e-mail, więc standardową formą komunikacji był zwykły list. Pamiętam, jak dowiedziałam się, co to jest e-mail i jak działa i pamiętam swój zachwyt: „To jak wyślę maila, to on od razu jest u tej drugiej osoby? Natychmiast? Nie czeka się kilka dni? I nic nie kosztuje, nie trzeba znaczka ani nic?”. Brzmi jak słowa jakiejś babci sprzed wojny, ale to był ledwie rok 1999. To tylko 15 lat temu. Wtedy do kin wszedł „Matrix”, a w radiu Lenny Kravitz śpiewał „Fly Away”. Jakby wczoraj. Ja taki tradycyjny, odręcznie napisany list dostałam ostatnio w prezencie urodzinowym i to był najlepszy prezent na świecie. Polecam. Tl;dr Pisanie maili jako takie trudne nie jest, ale są sztuczki, które możesz zastosować, żeby mail z odpowiedzią przyszedł jak najszybciej. Najogólniej chodzi o to, żeby odpowiedź na Twojego maila zajęła odbiorcy jak najmniej czasu. Żyjemy w erze tl;dr. Nie chce nam się czytać, nie chce nam się szukać, pytać, łazić. Niech nam powiedzą, zrobią, przyniosą, pogryzą, my tylko połkniemy. Przy setkach znajomych na Fejsie, obserwowanych na Twitterze, Snapczatach, Askach i innych tajmlajnach ogrom informacji, który do nas dociera, trzeba jakoś ogarniać. Zwykle ogarniamy go tak, że większości nie czytamy wcale. Nie zainteresuje Cię temat, pierwsze zdanie, zdjęcie – wychodzisz. Długich tekstów nie czytamy prawie wcale, 5-minutowy filmik na YouTube wyłączamy w połowie, jeśli nas nie porwie od razu. Taką samą treścią jest dla odbiorcy Twój mail. Brzydka prawda, ale to fakt. Nie chce mu się go czytać, nie chce mu się nic z nim robić. Ułatw mu więc życie, a możesz to zrobić tak: 1. Kto pisze? Najpierw sprawdź, co widzi odbiorca w polu nadawcy, gdy wysyłasz mu maile. Jeśli to „buziaczek1992”, „info” albo „kontakt”, to jeśli nawet jakimś dziwnym trafem Twój mail nie trafi do spamu, nie zachęcasz tym „podpisem” do rozmowy. Po prostu z buziaczkiem1992 nie chce się gadać. Zmień ustawienia poczty i wpisz tam swoje imię i nazwisko, bo człowiek już tak ma, że najlepiej jest mu zawsze porozumieć się z człowiekiem, który się jakoś nazywa. Gdy dzwonię na infolinię, też wolę porozmawiać niż wciskać kolejne cyferki i słuchać Chopina. Najczęstsze błędy: – info, kontakt, biuro – ptaszynka99, szybkiruchacz35cm – inicjały, np. MK – puste pole 2. Temat Temat ma największy wpływ na to, czy odbiorca w ogóle zechce przeczytać Twój mail. Ma być krótki i konkretny, np. „czynsz za styczeń”, „zakupy na imprezę” albo „zmiana nazwy użytkownika”. On jest po to, żeby odbiorca od razu wiedział, o czym piszesz, bez otwierania maila. Najczęstsze błędy: – wielokrotne „Re: Re: Odp. Fwd: RE: RE: śmieszne obrazki” – cały temat to lakoniczne „pytanie” albo „prośba” – puste pole 3. Krótko Pamiętaj: walczysz o cenny czas odbiorcy, więc pisz krótko. Na pewno da się prościej i krócej powiedzieć to, co chcesz powiedzieć. Wyobraź sobie, że płacisz za każde słowo i staraj się zostawić jak najwięcej kasy w swoim portfelu. (Zresztą, kiedyś była usługa, która działała na tej zasadzie. Nazywała się telegram. Czy ktoś go w ogóle pamięta?) 4. Napisz, czego chcesz Słów ma być nie tylko mało, ale mają być treściwe. Jasno i precyzyjnie określ, czego oczekujesz od odbiorcy. Zadaj mu pytanie, sformułuj prośbę, wydaj polecenie, żeby wiedział dokładnie, co ma zrobić po przeczytaniu Twojego maila, np. „Wyślij mi proszę…”, „Czy zgadzasz się, żebym…?”, „Podaj mi 3 powody, dlaczego…”. Najczęstsze błędy: – bezosobowe formy takie jak „Jest prośba”, „Jest sprawa”, „Dobrze by było, żeby ktoś…” – oczekiwanie, że odbiorca domyśli się, co ma zrobić 5. Pytanie tak/nie lub a/b/c Zanim zadasz pytanie, najpierw sprawdź, czy czasem nie znajdziesz informacji, których szukasz, na stronie www tej osoby lub firmy, którą reprezentuje. Google też jest Twoim przyjacielem. Po prostu przygotuj się do rozmowy i pytaj tylko o to, czego nie da się znaleźć nigdzie indziej. Po drugie, jeśli piszesz do kogoś, kto zawsze ma mało czasu – prezesa, artysty czy innej trudno uchwytnej osoby, najłatwiej będzie uzyskać odpowiedź, jeśli może ona zawierać minimalną liczbę znaków. Zadawaj więc pytania zamknięte, na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”, albo z kilkoma opcjami odpowiedzi, czyli a, b, c, d. Sama korespondowałam kiedyś z szefową, której cały mail był jednym znakiem: „?” albo „c”. Najczęstsze błędy: – pytanie o to, co jest w FAQ – pytania i zdania otwarte takie jak „Co sądzisz o…”, „Opisz…” 6. Podpis Podpis przede wszystkim musi być. Wydaje się banalne, ale nie każdy o nim pamięta. Po drugie, podpis to nie tylko Twoje imię i nazwisko. To też jakaś dodatkowa informacja o Tobie, kim jesteś, czym się zajmujesz (jeśli podasz adres swojej strony www) i przede wszystkim – jak inaczej można się z Tobą skontaktować. Czasem łatwiej jest odbiorcy do Ciebie zadzwonić czy wysłać Ci wiadomość na Fejsie, więc daj mu tę możliwość i podaj kontakt do siebie. Pamiętaj też, że podpis to nie najważniejsza część maila, więc staraj się, żeby nie zajmował więcej niż 4-5 wierszy. Nie przestają mnie śmieszyć podpisy wymagane przez tzw. standardy korporacyjne, gdzie mamy stanowisko w 2 językach, nazwę firmy, jej adres, 2 telefony, fax, adres e-mail nadawcy (Po co?! Przecież widzę, z jakiego adresu przyszedł mail!), informację o kapitale zakładowym i koniecznie przypomnienie o tym, żeby nie drukować tego maila, bo trzeba myśleć ekologicznie. Najczęstsze błędy: – brak podpisu – podpis lakoniczny, np. inicjały w pierwszym mailu – podpis zajmujący pół ekranu E-mail, email, mail czy mejl? I na koniec krótko o pisowni samego słowa „mail”. W tej chwili po polsku poprawne są trzy warianty: e-mail, mail i mejl. Natomiast zapis email to pisownia angielska, ale niepoprawna po naszemu. Myślenie jest sexy Zanim wyślesz kolejnego maila (e-maila lub mejla), po prostu pomyśl. Rób tak jak Ci podpowiada zdrowy rozsądek. Jeśli Ty lub Twój administrator IT włączyliście ustawienie Blokowanie obrazów zewnętrznych w aplikacji Outlook dla systemu Android lub iOS, obrazy, które są połączone z Internetem nie będą ładowane automatycznie.brak odpowiedzi na maila
